TU Eindhoven × B&R Eindhoven

Studentenevenementen worden georganiseerd door mensen die het naast hun studie doen en die vaak elk jaar wisselen. Dat maakt de technische kant kwetsbaar: kennis over vorig jaar verdwijnt met het vorige bestuur.

Door de volledige productie bij één partij te leggen, verhuist die kennis mee. De ingezette onderdelen: • Een podium als basis voor de acts • Een L-Acoustics geluidssysteem • Licht met lasers en pixel-licht voor het beeld • Terreinverlichting voor de route en de zones eromheen • DJ-gear voor het programma

De combinatie van podiumtechniek en terreinverlichting is daarbij het punt: een evenement is niet alleen wat er op het podium gebeurt.

Alle aandacht gaat naar het podium, want daar kijkt iedereen naar. Maar bezoekers brengen een groot deel van hun avond ergens anders door: bij de bar, in de rij, op weg naar de uitgang.

Wat terreinverlichting daar doet: • De looproutes tussen entree, bar, podium en uitgang leesbaar maken • Zones onderscheiden, zodat het terrein aanvoelt als ingericht in plaats van als donker veld • Sfeer geven aan de plekken waar niet gedanst wordt • Na afloop genoeg licht geven om op te ruimen en af te breken

Dat laatste punt is puur praktisch en wordt bijna altijd vergeten. Een terrein dat na het laatste nummer volledig donker is, kost uren extra afbouwtijd.

Op een buitenterrein ligt niets klaar. Alles wat binnen vanzelfsprekend is, moet je meebrengen of aanleggen.

De drie punten die de planning bepalen: • Stroom: waar komt de aansluiting of de aggregaatpositie, hoeveel groepen zijn er, en hoe ver ligt dat van het podium? • Weer: apparatuur moet afgedekt kunnen worden, en een natte opbouwdag verandert de planning van elke discipline • Afstand: kabelafstanden tussen podium, mengpositie, bar en terreinverlichting bepalen wat er aan bekabeling nodig is

Deze drie worden vooraf uitgetekend. Een terrein dat op papier klopt, bouwt op de dag zelf in de helft van de tijd van een terrein dat ter plekke uitgevonden wordt.

Op papier lijken podium en geluid twee losse posten. In de praktijk zijn ze aan elkaar vast. De hoogte van het podium bepaalt op welke hoogte de tops kunnen staan of hangen, en dat bepaalt weer hoe ver het geluid het terrein op draagt.

Wat samen vastgelegd wordt: • De podiumhoogte, die bepaalt of het publiek achterin de acts nog ziet • De positie van de tops ten opzichte van het podiumfront • De plek van de sub, die op een terrein anders uitpakt dan in een zaal • De mengpositie, die zicht op het podium moet houden en niet in een looproute mag staan

Bij DAE komen podium en geluid uit hetzelfde park en van hetzelfde team, dus die afstemming gebeurt in het ontwerp in plaats van op de opbouwdag tussen twee leveranciers.

Wat je bij een aanvraag het beste kunt aanleveren: • Het terrein of de locatie, met afmetingen als je die hebt • Het programma: welke acts, hoe laat, hoe lang • Het verwachte bezoekersaantal • Wat er aan stroom beschikbaar is • Wanneer je op de locatie mag en wanneer alles weer weg moet

Met die vijf gegevens komt er een plan terug in plaats van een prijslijst. Draaide het vorig jaar al? Stuur de productieplanning van toen mee, dan zie je meteen wat er anders moet.

DAE werkt vaker voor onderwijs- en studentenevenementen en kent de praktische kant daarvan: wisselende besturen, een vast budget en een terrein dat pas laat beschikbaar is.